Praxisbeispiel Uni Göttingen mit Retrospektive und Kanban-Board

„Im Übrigen hatten wir am Dienstag mal wieder eine Team-Retrospektive und waren gemeinsam sehr zufrieden mit unserem neuen Board und dessen Auswirkungen auf die Effizienz unserer Besprechungen. Ich selbst bin nach wie vor sehr begeistert, wie sehr wir nun aufs Tun konzentrieren – auch wenn mir dadurch immer mehr auffällt, was wir alles zu tun haben und noch tun könnten…“.

Dieses Zitat ist von Frau Dr. Wodzicki der Georg-August-Universität Göttingen nach Abschluss unseres gemeinsamen Projekts zur Neuausrichtung der Personalentwicklung.

Und so fing alles an:

Im ersten Schritt ging es darum, wirklich zu verstehen, was die wahren Grundbedürfnisse der Nutzer:innen der Angebote aus der Personalentwicklung sind. Hier nutzten wir die Stärken von Design Thinking mit dem wirklichen Verstehen. Kurzer Input rund um Besonderheiten im Design Thinking, z.B. dass die ersten Phasen (verstehen – beobachten – Sichtweise definieren) den Fokus auf die passenden Fragen legen, während die letzten drei Phasen (Ideen entwickeln – Prototyp entwickeln – Feedback einholen) den Fokus auf die passenden Antworten legen. Das Team nutzte Interview-Leitfäden und erarbeitete Frustpotenziale und verstand, wann die Augen der Nutzer:innnen wirklich leuchten. Personas können ergänzend dabei helfen, um immer wieder den Fokus auf die echten Nutzer:innen zu lenken, siehe Grafik.

Im nächsten Schritt legten wir den Fokus auf die Teamzusammenarbeit. Hier half uns Scrum mit wertvollen systematischen Reflexionsmöglichkeiten. Der Scrum-Guide basiert auf der empirischen Basis von > 8000 untersuchten Projekten. Jene 16%, welche innerhalb der Deadline die vereinbarten Meilensteine mit dem definierten Budget erfolgreich umgesetzt hatten, wurden anschließend erneut eingehend untersucht. Deren „Erfolgsrezept“ ist im offiziellen Scrum Guide zusammengefasst: https://scrumguides.org/docs/scrumguide/v2020/2020-Scrum-Guide-German.pdf .

Für das Team der Georg-August-Universität Göttingen war besonders die Team-Retrospektive wertvoll. In dieser wird die Teamzusammenarbeit reflektiert, welche im Alltagsgeschäft oft zu kurz kommt. Mögliche Fragen sind beispielsweise: Wie effektiv empfanden Sie unsere Zusammenarbeit in den letzten 4 Wochen? Was hat Ihnen geholfen, Ihre Aufgaben erfolgreich zu erledigen? Welche Rahmenbedingungen sollten wir aus Ihrer Sicht anpassen, damit wir noch effektiver zusammenarbeiten?

Wichtig ist die regelmäßige Reflexion. Das Team einigte sich auf einen 4- bis 6-wöchigen Rhythmus.

Schließlich ging es darum, die Teambesprechungen effizienter zu gestalten und einen besseren Überblick für alle Beteiligten zu schaffen – sowohl innerhalb des Teams (z.B. für Vertretungssituationen) als auch für Frau Wodzicki in ihrer Rolle als Führungskraft.

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Zurück zur Uni Göttingen:

Das Team hatte bereits erste Erfahrungen mit einem Kanban-Board gesammelt. Hier war wichtig, auf vorhandenen Erfahrungen aufzubauen und gegebenenfalls minimal nachzujustieren. So waren beispielsweise alle im Team immer TOP vorbereitet, 1 Person hatte Schreibrecht, alle anderen hatten Leserecht für Transparenz, und das Team schätzte den Zeitaufwände für einzelne Aufgaben ab.

Diese Vorschläge nahm das Team gerne auf: z.B. systematisch und regelmäßig im Team die Zusammenarbeit reflektieren, Ziele sichtbar machen (für Projekte, für die Abteilung, für die Schnittstelle zur Universität / Hochschulentwicklungsplan).

Das waren die Learnings für das Team: Komplexität vermeiden (mehr ist nicht immer besser), Kanban macht Freude sowie Zielschärfung ist nicht nur am Anfang wichtig, sondern auch im Prozess.

Frau Wodzicki teilte ihre Erfahrungen bei unserer Premiere für „Erfrischende Personalentwickler-Impulse“ im Sommersemester 2021. Hier vernetzen wir Personalentwickler:innen aus Deutschland, Österreich und der Schweiz ganz nach dem Motto: „Mehr miteinander reden als übereinander.“.

Und das sagten unsere Teilnehmer:innen aus der D-A-CH-Region:

„ehrliches best practice-Beispiel – toller, kurzer Input zur Lunch-Zeit“

„wertvoller Input und Erfahrungsaustausch in kurzer Zeit“.

Sie wollen auch bei den „Erfrischenden PE-Impulsen“ dabei sein?

Dann schreiben Sie mir eine kurze Mail an: info@diehochschulerfrischerin.de .

Ich wünsche Ihnen viel Freude beim Ausprobieren und Networken. Und wenn Sie nicht weiterwissen, dann schreiben Sie mir unter: info@diehochschulerfrischerin.de oder rufen Sie mich an unter Mobil: 0176 8478 3160.

Herzlichst, eure Ulrike Margit Wahl.