Agile Prozessgestaltung – mit blauen und roten Prozessanteilen

Agile Prozessgestaltung – mit blauen und roten Prozessanteilen

Suche nicht nach Fehlern, suche nach Lösungen.

Henry Ford

Im Prozessmanagement geht Energie durch Fehlersuche verloren. Zum Beispiel mit ausgiebigen Prozessdokumentationen, welche kaum genutzt werden. Oder mit langen Workshops rund um Prozessoptimierung.

Starte ich jedoch beim Nutzer und frage mich, was der NUTZER braucht, damit sie / er den PROZESS nutzt, dann ändert sich die Situation schlagartig. Wertvolle Impulse rund um die sinnvolle Prozessoptimierung bietet Dr. Gerhard Wohland. Er unterscheidet in blaue und rote Prozessanteile.

Denn: Das alte Denken passt häufig nicht zur Dynamik des Arbeitsalltags.

„blaue Anteile“

Wird ein Prozess wiederholt, so wiederholt sich auch ein Teil seiner Tätigkeiten. Dieser kann regelbasiert beschrieben werden, bevor er stattfindet. Diese Prozessbeschreibung kann zukünftig genutzt werden und kontinuierlich verbessert werden. Dies sind die „blauen Anteile“ in einem Prozess.

Der Anteil an Struktur und Wiederholung einer Regel ist hoch. Blaue Funktionen können auch von Maschinen erfüllt werden. Blaue Funktionen beschreiben den formalen und toten Anteil einer Organisationsfunktion.

„rote Anteile“

Die überraschenden Ereignisse, deren Bearbeitung erst beschrieben werden kann, wenn sie vorbei sind, sind die „roten Anteile“ in einem Prozess. Überraschungen wiederholen sich nicht als Überraschung. Darum können diese nicht sinnvoll als Prozessdurchlauf dokumentiert werden. Rote Funktionen können nur von Menschen erfüllt werden. Dynamik ist rot und lebendig.

Je höher der „rote Anteil“ in einem Prozess ist, desto dynamischer ist der Prozessablauf. Höchstleister schützen ihre blauen Prozesse vor roter Dynamik, indem sie Talente in die Abläufe integrieren.

Höchstleister beschränken die Beschreibungen auf den blauen Regelanteil in einem Prozess. Der wachsende rote Anteil wird nicht beschrieben. Tritt eine Überraschung auf, so wird der blaue Ablauf unterbrochen. Der verantwortliche „talentbasierte Könner“ (auch Meister genannt) trifft eine Entscheidung. Dann wird der blaue Prozess fortgesetzt.

So entsteht ein eleganter, dynamikrobuster Prozess.

Quelle: Institut für dynamikrobuste Höchstleistung, Denkzettel März 2010.

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